Ideas para promocionar un evento

¿Has organizado un evento increíble pero no ha asistido demasiada gente? ¿No sabes cómo promocionar un evento? En este artículo encontrarás tu salvación. Podrás informarte sobre todo lo que necesitas saber para que tu evento se conozca con las técnicas más eficaces.

¿Qué es un evento y en qué cosiste la promoción?

Según la Real Academia Española de la Lengua un evento es un «suceso importante y programado, de índole social, académica, artística o deportiva». Por lo que, según su definición, un evento debe tener una determinada preparación en la que se debe tener en cuenta su promoción.

Por lo tanto, si queremos que nuestros potenciales clientes compren nuestro producto o, en nuestro caso, asistan a nuestro evento, debemos promocionarlo. Esto consiste en informar, persuadir y recordar al público sobre nuestro evento para influir en su comportamiento, utilizando distintas herramientas como la publicidad, las relaciones públicas y el mercadeo directo. Para que un evento funcione, una parte imprescindible es saber cómo promocionarlo.

Tipos de eventos

Es muy importante saber el tipo de evento que se quiere realizar para saber cómo promocionarlo. Entre los que podemos clasificar:

⦿ Eventos académicos: Congreso, simposio, seminario, jornadas, foro, debate o panel.

⦿ Eventos empresariales: Rueda de negocios, talleres, desayuno de trabajo, asambleas, reuniones, cursos, acciones con prensa, participaciones en ferias o exposiciones…

Ideas para saber cómo promocionar un evento

Existen distintas técnicas o herramientas para saber cómo promocionar un evento que nos garanticen que van a funcionar.

⦿ Crea una buena página web: No sirve con tener una página de seguidores que tenga un número de teléfono de contacto y una foto de encabezado ya que las personas del siglo XXI necesitan constante información por lo que la primera idea para saber cómo promocionar un evento es creando una página web atractiva y que contenga todo lo que tu público necesita saber sobre el evento. Esto quiere decir que sea funcional, que contenga la ubicación, la temática del evento, una descripción del programa de cada día, el beneficio que le aportará al asistente, videos o imágenes y si necesita inscripción el botón debe estar muy visible.

⦿ Usa tu base de datos: Esto no quiere decir que envíes correos masivos sin ningún tipo de filtro ya que esto se consideraría correo no deseado (spam). Lo que debes hacer es crear bases de datos según los tipos de público que mejor se adapten al evento para así sólo enviar estos correos a posibles asistentes a tu evento.

Otra recomendación es que consultes quién ha abierto el correo y quién no. Si no han abierto el correo debes enviar otro más atractivo y si lo han abierto, llámalo para intentar conseguir su asistencia.

⦿ Busca influenciadores: ¿Esto qué significa? Busca aliados que te ayuden a dar a conocer tu evento. ¿Cómo? Envía entradas de tu evento a personas influyentes en tu público objetivo. En algunas ocasiones, esta influencia cuesta dinero según la persona que lo realice y el alcance que tiene pero es un método para promocionar un evento muy efectivo.

⦿ Crea un evento en Facebook: Es una forma muy fácil y gratuita de llegar a un número alto de personas ya que si alguien indica que va a asistir le aparecerá también a todos sus amigos de Facebook. Dentro de la página web pon un enlace a la página web del evento e incluso si quieres puedes hacer anuncios sobre el evento en Facebook.

⦿ Pon anuncios digitales: Utilizar las redes sociales es un buen método para encontrar a personas que puedan ir a tu evento pero, lo normal es que, si no eres una persona influyente, no puedas alcanzar a un número relevante por lo que sería interesante utilizar ciertos anuncios digitales los cuales llegarán a gente que no te sigue.

⦿ Notas de prensa: Esta no es la mejor idea para promocionar un evento pero en ciertos tipos de eventos es muy útil y no se pierde nada por intentarlo.

⦿ Visitas y llamadas: Con el auge de las redes sociales muchas veces olvidamos el imprescindible cara a cara. Muchas veces, una buena forma de promocionar tu evento es hacerlo personalmente. ¿Cómo lo puedes hacer? Según la temática de tu evento puedes visitar instituciones que contengan personas de tu público objetivo como: colegios, institutos, universidades, empresas, asociaciones…

⦿ Tener una buena sincronización (timing): Dejar la promoción para el final es un error que muchas personas cometen. Se centran más en prepararlo que en promocionarlo y esto seguramente será un fracaso absoluto. Hay que realizar una buena planificación de todo el evento, incluida la promoción ya que la gente necesita su tiempo para pensar todo y cuanto antes estés realizando la promoción, mayor afluencia tendrá tu evento.

⦿ Ponle un buen título: A los eventos les pasa como a las películas. Una película con un mal título no incita a verla. Igual pasa con los eventos, debes dedicar tiempo a ponerle un nombre atractivo para que la gente se apunte no solo por el contenido sino por el nombre atractivo que tiene.

Procura no poner un nombre que se intuya todo el contenido del evento para evitar tiempo en explicar en qué consiste el evento. El nombre tiene que ser atractivo e intrigante.

⦿ Investiga portales de eventos: Otra muy buena estrategia sería buscar portales de eventos que clasifiquen actividades en función de las categorías de cada evento. Son muy utilizados por el público para mantenerse informado sobre los distintos eventos.

⦿ Utiliza el periódico: Cuando un evento aparece en un periódico parece ser mucho más profesional. Si alcanza tu presupuesto, no dudes en invertir en periódicos ya que alcanzarás a un público distinto que el que se puede alcanzar por Internet por lo que siempre es bueno estar en estos medios de comunicación.

⦿ Aprovecha el poder de tus oradores: Tus oradores siempre van a ayudarte a promocionar tu evento y si además son relevantes, harán que tu evento llegue a muchas más personas.

⦿ Envía invitaciones personalizadas: Como se ha dicho anteriormente, hacer cualquier promoción de forma personalizada hace que los clientes se vean importantes y quieran formar parte del evento por lo que si realizas invitaciones a gente que te interesa tendrás unos asistentes seguros.

⦿ Crea un video promocional: Puedes utilizar videos de eventos anteriores y hacer un montaje para promocionar el siguiente evento. Es muy atractivo y llega a muchas personas por lo que si inviertes un poco en hacer un video enfocado a tu público objetivo esto te dará múltiples beneficios y sobretodo nuevos asistentes.

⦿ Crea una etiqueta (hashtag) única del evento: Esto hará que tu evento tenga bastante repercusión. ¿Qué significa? Podrás difundir tu evento a través del hashtag y los asistentes podrán promocionar gratis tu evento al poner dichos hashtag en sus redes sociales.

⦿ Utiliza volantes (flyers): Las volantes son una herramienta muy útil ya que alcanzan a un número elevado de personas. Se pueden repartir de varias formas: buzoneo, inserción en periódicos, distribución en la calle, distribución en el interior de la empresa… es por ello que se llega a un público muy variado y elevado. Debes ser creativo e intentar que sea atractivo. Además, puedes incluir incentivos como descuentos para dentro del evento o con la entrada lo que animará al posible asistente a ir al evento.

¿Por qué es importante saber cómo promocionar un evento?

Es muy importante saber cómo promocionar un evento para conseguir varios propósitos:

⦿ Mejora la imagen del evento. Da cierta profesionalidad ya que ayuda a que, si se realiza de buena forma, los posibles asistentes, al ir a al evento, tengan en mente a una buena empresa que se preocupa por su imagen y que todos los aspectos de la misma estén controlados.

⦿ Si todo cumple con las expectativas creadas gracias a la promoción, los asistentes estarán satisfechos con la empresa por lo que es muy importante la forma de promocionar el evento.

⦿ Conseguir los objetivos fijados. Normalmente, te fijas un objetivo que se consigue con la realización de los eventos, por lo que una buena forma de lograrlos es ayudarse con una buena promoción del evento. Llegarás a los asistentes fijados más fácilmente e informarás del evento con mayor rapidez.

⦿ Si consigues los objetivos podrás crear otros eventos por lo que es muy importante llegar a los asistentes y que el evento sea todo un existo.