¿Crear o curar?

Cuando te retan a producir contenido para un nuevo programa de aprendizaje, ¿a dónde recurre primero? ¿A su desarrollador de contenido, una empresa o especialista interno que crea contenido personalizado especialmente para su empresa? ¿A un proveedor de contenido que tiene soluciones listas para usar que se ajustan fácilmente para satisfacer sus necesidades? ¿O a alguna combinación de esas dos opciones?

Con tantas opciones hoy en día, los profesionales de Aprendizaje y Desarrollo (L&D) pueden encontrar la opción adecuada para sus alumnos y presupuestos. Training Magazine obtuvo información de siete compañías de Training Top 125, junto con dos proveedores de contenido, para ayudarlo a tomar esta decisión crucial.

Una mejor mezcla

La creación de contenido no necesita decidir entre una u otra. Algunas compañías, como ADP, encuentran que un enfoque combinado funciona mejor, «aprovechando el valor de los aprendizajes listos para usar y personalizados basados ​​en cómo se relacionan con la necesidad de aprendizaje, el público objetivo y las características de la organización en ese momento», dicen la Directora Sénior de Operaciones de Aprendizaje de ADP. Alwyn Klein y la directora de soporte de aprendizaje de Enterprise Learning, Karen Bonn.

«Por ejemplo, consideramos factores como la medida en que ya tenemos un marco establecido, la especialidad de cierto contenido y la oportunidad de una necesidad». ADP tiene cuidado de elegir los cursos que su fuerza de trabajo global puede usar fácilmente. «Una compra estándar es probable que contenga contenido disponible en varios idiomas, sea bastante genérico, fácilmente escalable y de buena calidad. Un buen ejemplo es aprender sobre habilidades de comunicación interpersonal o aprendizaje de alcance general y legalmente verificable», explican Klein y Bonn.

Tan versátil y práctico como el contenido comercial modificado puede ser, hay momentos en que el contenido personalizado tiene más sentido. «Cuando decidimos implementar un curso de consultoría sobre rendimiento, elegimos diseñar un programa personalizado internamente. Crear el contenido nos permitió incorporar de inmediato el lenguaje de nuestra marca, aprovechar y adaptar los procesos existentes, y generar ejemplos específicos propios y estudios de casos directamente relevantes para nosotros», señalan. «Estas capacidades, junto con tener un experto interno en la materia que ayuda a elaborar el contenido, significaron que podríamos diseñar un curso que fuera inmediatamente identificable para nuestro auditorio». ADP adopta un enfoque sistemático para decidir si el contenido personalizado o seleccionado sería el mejor, dicen Klein y Bonn. Al decidir cómo obtener o desarrollar contenido de aprendizaje, se centran en varios criterios clave:

La necesidad de aprendizaje:

⦿ Consideran hasta qué punto la organización tiene un modelo o marco específico ya implementado, o un programa adaptado sobre el cual construir.

⦿ También tienen en cuenta la disponibilidad, la novedad y la calidad al evaluar el contenido comercial.

Las características organizacionales:

⦿ Consideran el costo del contenido comercial frente a la oportunidad y el costo del diseño interno y los recursos disponibles.

⦿ Observan el nivel de especialidad del contenido: ¿tienen la experiencia interna para diseñar el contenido ellos mismos? ¿El contenido es específico de su organización? ¿Tienen un modelo específico en mente? Esto es particularmente importante para ellos, porque gran parte de su contenido es propio de sus productos. Como tal, ese contenido se desarrolla internamente.

⦿ Consideran la urgencia y oportunidad de la necesidad: ¿con qué rapidez necesitan la capacitación disponible? ¿Cuál es la vida útil proyectada del contenido? ¿Con qué rapidez se actualizará?

⦿ Analizan el tamaño y la demografía de su auditorio: dispersión geográfica, perfil del idioma, nivel, acceso a la tecnología, etc.

⦿ Consideran cuidadosamente el cumplimiento y la naturaleza reguladora del contenido en cuestión.

Hecho a medida, en casa

Algunas organizaciones tienen la capacidad de crear contenido personalizado internamente, asegurando que el contenido sea precisamente lo que los desarrolladores del curso tienen en mente y lo que los alumnos necesitan. Ese es el caso de Leading Real Estate Companies of the World (LeadingRE), dice la directora ejecutiva del Institute Content Services, Cecelia Chott. «La mayoría de nuestro contenido es personalizado. En los últimos años, hemos optado por crear la mayor parte del contenido para nuestro instituto de forma interna. Tenemos la suerte de contar con un equipo y un estudio de videografía con talento en la oficina de nuestra sede en Chicago. Traemos expertos en la materia a nuestro estudio para grabar videos y trabajar juntos para editar videos profesionales para utilizar en nuestros cursos», dice Chott.

La compañía recibe comentarios de muchas fuentes para facilitar la creación de contenido. «Elegimos temas para el desarrollo mediante la recopilación de comentarios de numerosas fuentes/partes interesadas: estudiantes actuales a través de cursos individuales y encuestas anuales, personal, ejecutivos de C-suite, junta directiva, facultad y expertos en la materia. Gestionamos una cartera para entregar un año calendario de contenido y lanzar nuevos cursos cada mes, por lo que se necesita mucha coordinación con todos los contribuyentes», explica Chott.

El enfoque personalizado ha sido especialmente efectivo para desarrollar cursos que respalden las certificaciones de los empleados. «Las certificaciones son siempre nuestros cursos más populares. Creamos una certificación para Especialistas en Reubicación que consta de once cursos, en los que trabajamos con un proveedor externo para guiar y producir el video», dice Chott. «Después de haber trabajado en la reubicación durante años antes de pasar al desarrollo del talento y de trabajar con profesionales de reubicación para desarrollar contenido de capacitación en vivo anteriormente, pude servir como experto en la materia, lo que simplificó el proceso. Estuvimos involucrados durante toda la producción, incluida la sesión de video con un orador profesional para garantizar resultados óptimos. Esta certificación es nuestro curso más popular en la historia de nuestra plataforma».

Personalizado, fácil de usar

Personalizar contenido significa tener la capacidad de hacer que el contenido sea tan fácil de acceder para los usuarios como sea posible. En Alliance Residential Company, hay planes para dividir el contenido personalizado en partes fácilmente consumibles, dice el Director Sénior de Aprendizaje y Desarrollo, Topher Olsen. «Creamos alrededor del 95% de nuestro contenido», señala. «Nos estamos alejando de los cursos «Sharable Content Object Reference Model (SCORM)» más largos para crear una variedad de cursos, hojas de consejos, videos más cortos para explorar un tema. Creamos estas piezas más cortas y luego las colocamos en categorías de Aprender, Reflexionar y Hacer. El área de Aprender puede tener una política para leer, un video o dos para ver y una hoja de consejos que puede resumir el proceso. En la sección Reflexionar, podríamos hacer una pregunta de discusión, donde pedimos a los participantes que reflexionen sobre el aprendizaje que recibieron y lo apliquen a un escenario de la vida real. Finalmente, la parte de Hacer es donde el asociado pone el nuevo conocimiento en acción».

El contenido personalizado también le da a una empresa la oportunidad de entrelazar su cultura corporativa única con el plan de estudios. «Este año, lanzamos nuestra nueva Plataforma de Experiencia de Aprendizaje (LXP)», dice Olsen. «Antes del lanzamiento, creamos algunas hojas de consejos y videos sobre cómo hacerlo (cortos y con capturas de pantalla que guían a los asociados a través de las diferentes ubicaciones en la plataforma) para ayudarlos a comprender el cómo del nuevo sistema. Pero para responder el por qué, creamos un video con guión (completo con iluminación y accesorios) conmigo mismo y nuestro Vicepresidente Sénior de Desempeño que fue filmado por nuestro camarógrafo interno».

Sobre todo, Olsen dice que el contenido personalizado garantiza contenido que atraerá a los alumnos. «La forma en que nos acercamos al contenido me hace pensar que todo el material debe ser personalizado. Nuestros consumidores y asociados ya no quieren ver largas y aburridas sesiones de capacitación», dice. «Quieren interactuar con el contenido de la misma manera que interactúan con otras cosas que desean aprender en la vida real, en videos cortos al estilo de YouTube o artículos de Google con capacidades de búsqueda que coincidan».

Diseñado a medida para satisfacer necesidades especializadas

Otra ventaja del contenido personalizado es que funciona bien para empresas con necesidades altamente especializadas. Para Buckman, por ejemplo, que estima que hasta el 80% de su contenido de aprendizaje es creado a medida, la mayoría del contenido fuera de los cursos de cumplimiento está hecho a medida. «Una razón por la que tenemos tan poco contenido comercial es porque nuestras necesidades son muy especializadas», dice la entrenadora, diseñadora de instrucción y practicante de desarrollo organizacional, Lauren Warren. Al conversar con los vendedores, dice Warren, las primeras preguntas son:

⦿ ¿Ofrecen su material en estos cinco idiomas?

⦿ ¿Podemos ser dueños del contenido y agregar nuestra propia cultura y regulaciones al material?

«Muy pocos recursos permiten esta flexibilidad a un precio asequible», señala.

Los cursos personalizados creados internamente en Buckman incluyen clases «sobre aceleración de ventas; fundaciones de ventas; liderazgo; quince cursos de capacitación técnica que abarcan la industria del agua y el papel para un total de cuarenta días de contenido de capacitación dirigida por un instructor (ILT); y nuestra biblioteca global de Seguridad y Cumplimiento, con un total de cuarenta cursos», dice Warren. La compañía piensa detenidamente en el enfoque a seguir con cada curso en el nivel de personalización necesaria. «A medida que los recursos se vuelven más limitados, equilibramos la decisión entre: ¿es esto lo suficientemente bueno?, estos son los días de, …pero este curso no menciona específicamente cómo el material se relaciona con la lucha de nuestras fundaciones con…, y ¿debe este contenido ser entregado ahora así porque pasaría otro año hasta que pudiéramos entregarlo internamente?».

Warren dice que la compañía mantiene una hoja de cálculo que detalla las necesidades precisas de cada curso. «Tenemos una hoja de cálculo de cosecha propia en la que identificamos nuestros requisitos principales (idiomas, cumplimiento con los objetivos de aprendizaje, alineación con las iniciativas estratégicas, la complejidad para integrarse en nuestro sistema de gestión del aprendizaje, etc.) y los clasificamos», dice. «Esto crea un enfoque basado en semi-datos para guiarnos en la dirección más orientada al valor».

Personalizar contenido listo para usar

En AAA Northeast, aproximadamente el 70% del contenido es personalizado y desarrollado internamente, mientras que las soluciones estándar comprenden el otro 30%, dice el Director de Aprendizaje y Desarrollo de Recursos Humanos, Keri Borba. «Los productos de uso estándar son los cursos más generales, tales como habilidades de comunicación», dice ella. «Con cualquier curso comprado en el mercado, ajustamos el contenido (según lo permita la licencia) y personalizamos escenarios y ejemplos. Utilizamos una lista de verificación para asegurar que el contenido satisfaga las necesidades de diferentes estilos de aprendizaje, generaciones y diferencias de aprendizaje, así como para garantizar la interactividad (por ejemplo, cada curso AAA incluye ejemplos en video, autorreflexión, ejercicios de póster, un caso estudio o una simulación)».

Decidir si el contenido personalizado o seleccionado funcionará se reduce a un equilibrio entre los requisitos del alumno y las restricciones presupuestarias. «Para los cursos de desarrollo de habilidades más generales, generalmente será suficiente el uso estándar, pero parte del proceso de toma de decisiones incluye el costo del producto estándar, el tiempo y el nivel de habilidad que tomaría diseñarlo internamente, y el nivel de personalización que se necesita para la disponibilidad», dice ella.

Afortunadamente, los proveedores de contenido de aprendizaje tienen más capacidad que nunca para ofrecer soluciones listas para usar fácilmente personalizables. BizLibrary, por ejemplo, tiene un proceso cuidadoso para garantizar que la empresa que compra el contenido obtenga exactamente lo que exige cada curso, dice Katie Koloj, Especialista en Mercadotecnia de Producto. «Para garantizar que nuestro contenido estándar esté optimizado para satisfacer las necesidades de los alumnos, contamos con un proceso exhaustivo de curación y publicación. La mayoría del contenido producido por nosotros viene con un cuestionario y refuerzos opcionales para garantizar que el material se conserve. El nuevo contenido se actualiza mensualmente, ofreciendo más de cien cursos nuevos cada mes», explica Koloj. «Además, el contenido antiguo que se considera obsoleto, que recibe calificaciones bajas de los alumnos, baja calidad de producción y/o disminución de la utilización, se retira mensualmente. Esto garantiza que nuestra oferta de contenido siga siendo relevante para la fuerza laboral. Cualquier contenido existente se actualiza de forma proactiva. Los administradores reciben una notificación por correo electrónico noventa días antes de que el contenido se elimine de la biblioteca, y los administradores también pueden ver qué contenido se retira con rapidez a través de avisos en el Sistema de Gestión de Aprendizaje (LMS)».

Algunos proveedores ofrecen un algoritmo formulado estratégicamente para asegurarse de que las empresas siempre salgan con contenido comercial que les funcione especialmente. Skillsoft, por ejemplo, se enfoca en proporcionar el mayor valor para el alumno, dice el Director de Contenido, Mark Onisk. «Para cada producto, tenemos una rúbrica establecida basada en la teoría del aprendizaje de adultos y medimos la alineación de cada producto con esta rúbrica. También colaboramos con las principales instituciones académicas y de investigación, como el MIT, para llevar a cabo amplios estudios de neurociencia para garantizar que nuestros productos estimulen efectivamente la actividad cerebral medida a través de escaneos EEG», dice. «Llevamos a cabo amplios estudios con cientos de estudiantes para establecer el diseño estético y visual apropiado. También llevamos a cabo estudios diarios por varias semanas con nuestros productos para mostrar los pros y los contras de su diseño en función de los comentarios en tiempo real de los alumnos. Finalmente, semanalmente, encuestamos a nuestros alumnos directamente y recopilamos puntajes netos de promotores, calificaciones de estrellas y otras medidas por curso. Revisamos de inmediato esa realimentación dentro de las 24 horas posteriores a la recepción, consolidamos los comentarios de los detractores e inmediatamente actualizamos los cursos, según corresponda».

Exchange Bank revisa cuidadosamente el contenido comercial para asegurarse de que cumple con todos los estándares del banco. La mayor parte del contenido de aprendizaje se crea a medida, por lo que cuando se usa contenido estándar, es necesario tener precaución, dice Dawn Warner, Vicepresidente, Jefe de Aprendizaje y Desarrollo. «Después de una revisión de contenido, pero antes de comprar contenido comercial dirigido por un instructor, tenemos a alguien de Aprendizaje y Desarrollo y una parte interesada que participan en el evento para evaluar el ajuste cultural e identificar oportunidades para garantizar que el aprendizaje se transfiera con éxito al trabajo. En los casos en que esto no ha sido posible debido a la duración prolongada del evento, ejecutamos un piloto y tenemos algunos alumnos que asisten. Obtenemos comentarios y evaluaciones de los estudiantes a mitad de curso, y transmitimos el informe de evaluación a nuestro proveedor, por lo que se tiene la oportunidad de hacer un ajuste inmediato. Al final, los alumnos y sus supervisores informan sobre la efectividad del aprendizaje e identifican oportunidades sobre cómo podemos garantizar la transferencia del aprendizaje en el trabajo».

Por ejemplo, el banco compró un programa comercial de Ken Blanchard Management Essentials que se facilita internamente. El equipo de Aprendizaje luego creó una evaluación de habilidades de preevaluación para la finalización del participante y el gerente. Después del evento, la compañía celebró sus propias mesas redondas de actualización personalizadas sobre temas de habilidades con los participantes una vez al mes durante cuatro meses. «Al final de los cuatro meses, enviamos una evaluación de habilidades posterior a la evaluación que el participante y el gerente completan y discuten. Luego, damos seguimiento a los resultados», dice Warner.

Los temas de cumplimiento son especialmente adecuados para el tratamiento estándar. En Emser Tile, «las soluciones listas para usar ayudan a entregar un mensaje confiable sobre el cumplimiento, dice el Director de Capacitación, Eddie Loussararian, como la capacitación en acoso, que es requerida por ley cada dos años», dice. «Presentamos videos listos para usar para asegurarnos de que el mensaje sea coherente y que capacitemos al 100% de nuestra base de empleados. Para todos los demás videos de incumplimiento, destacamos la importancia del desarrollo personal y el seguimiento regular para garantizar que la biblioteca de videos esté optimizada».